5 dicas para uma gestão de fretes eficiente

A necessidade por gestão de fretes vem aumentando nos últimos anos e se executada com estratégia e planejamento pode ser fundamental para o aumento dos resultados dos negócios. De acordo com um levantamento sobre os custos logísticos no Brasil divulgado no último ano pela Fundação Dom Cabral, o aumento da velocidade na entrega de produtos e serviços e a redução dos custos de transporte estão no topo das preocupações das empresas entrevistadas quando o assunto é a busca por maior eficiência logística. Portanto, a demanda por uma gestão de fretes inteligente, que busque colaborar com o aumento da performance da organização, é algo latente no setor de Logística e Supply Chain.

A importância cada vez maior das operações relacionadas ao transporte – que envolve custos, qualidade do serviço, prazos de entregas, redução de problemas relacionados a avarias e extravios – se dá principalmente pelo fato de que se bem feita a gestão de fretes pode refletir diretamente no desempenho, tanto negativo quanto positivo, dos negócios logísticos. É fato que fazer esta gestão não é uma tarefa fácil, mas existem algumas dicas que podem auxiliar os gestores da área a realizar este controle, evitando assim possíveis problemas e erros no dia a dia.

1) Gestão de fretes: entenda a diferença entre fretes inbound e outbound

É muito importante conseguir separar os fretes em duas categorias distintas: inbound e outbound. Essa separação é fundamental para facilitar os cálculos que são indispensáveis para a manutenção dos negócios e para começar a fazer uma gestão de fretes mais eficiente.

Os fretes inbound estão relacionados a aquisição de matérias primas necessárias para a produção de mercadorias. Normalmente, esse tipo de frete é caracterizado pelo pagamento mediante a entrega, o que configura uma forma de custo associado à operação da empresa. Portanto, a gestão inbound cuida do transporte desses materiais, desde o seu recebimento até o descarregamento, passando pelo planejamento de abastecimento e retorno das embalagens.

Já os fretes outbound dizem respeito ao processo logístico de escoamento da produção e tem início logo após o processo de fabricação ser finalizado na fábrica. Geralmente, esse tipo de frete é reconhecido como um custo de venda, refletindo diretamente na margem dos produtos vendidos. Dessa forma, a gestão outbound é encarregada por contratar, planejar e monitorar o transporte das mercadorias até os clientes, envolvendo a contratação de transportadoras, planejamento de rotas, monitoramento de entregas e organização de trocas e devoluções.

Entendida esta diferença entre os dois tipos de fretes, é interessante determinar o fluxo que frequentemente é traçado por cada uma das modalidades. Dados referentes aos fornecedores mais solicitados, clientes que são frequentes, trajetos mais utilizados para entregas de produtos e também para recebimentos de insumos além de distâncias médias percorridas e todos os custos relacionados ao transporte precisam ser levados em conta neste levantamento. Com essas informações em mãos, é possível ter a real dimensão dos gastos que envolvem os fretes e reconhecer quais estão em um nível aceitável de custos e quais possivelmente podem estar causando prejuízo a empresa.

2) Monte um portfólio das transportadoras

Produzir relatórios que avaliem os serviços prestados pelas transportadoras é uma ação muito importante dentro da gestão de fretes, pois contribui diretamente para a escolha dos melhores fornecedores. Relacionar os dados de operações efetuadas e que ainda serão realizadas, reunir as informações de avaliação dos fretes, como custos, nível de perdas, atrasos, eficiência e tempos de carga e descargas, são alguns dos indicadores que devem ser levados em conta na construção desse dossiê.

3) Negocie sempre

Com todas as informações das transportadoras levantadas para a construção dos relatórios, é possível negociar com autoridade descontos e abatimentos relacionados a atrasos ou qualquer outro problema nas entregas. Para isso, estabeleça critérios de nível de serviço para que essa tarefa da gestão de fretes se torne menos complicada e retrate realmente a realidade vivida no negócio.

4) Faça auditorias e avalie os custos

Com todo este caminho percorrido até aqui, é primordial realizar uma auditoria a fim de entender se os valores negociados estão de fato sendo praticados pelas transportadoras e também para avaliar a relação entre custos e faturamento.

5) Use a seu favor

Existem muitos softwares disponíveis no mercado que auxiliam nesta tarefa de gestão de fretes. Além de tornar mais fácil a comunicação e a integração com outras áreas da empresa, essas ferramentas ajudam também a gerenciar o transporte de produtos e a armazenar com segurança dados e documentos importantes para a manutenção da operação da empresa.